Cash Flow s Alteryxem

Když jsem nastoupil do prvního zaměstnání, uslyšel jsem větu, která se mi později opakovaně potvrdila: „Nejdůležitější je měřit cash flow a spokojenost zákazníků!“

Určitě nejsem sám, kdo někdy zažil problémy úspěšné firmy způsobené „nečekaným“ výpadkem cash flow. Stačí když se úspěch v podobě neobvykle velká zakázky sejde s opožděnou platbou od zákazníka a povinností uhradit DPH, což spolu překvapivě často souvisí, a problém je na světě. Přitom by nemusel být, ve skutečnosti jsou tyto problémy docela dobře předvídatelné a většinou i řešitelné, ale je potřeba průběžně sledovat cash flow a snažit se ho i plánovat a řídit.

Co je vlastně cash flow? Definice říká, že cash flow je rozdíl mezi příjmy a výdaji peněžních prostředků za určité období. A dále, že se skládá z provozního, investičního a finančního cash flow.

Oficiální definici cash flow, neboli přehledu o peněžních tocích poskytuje Vyhláška č. 500/2002 Sb., v § 40 až § 43 PVZÚ. Podle této definice jsou některé společnosti povinny vykazovat cash flow jako součást účetní závěrky, tedy obvykle jednou ročně.

Pro praktické řízení peněžních toků během celého roku není taková frekvence a komplexita výpočtu cash flow optimální.

Praktický přístup, který umožňuje počítat cash flow každý měsíc, týden, nebo i denně proto založíme na přímé metodě výpočtu na základě hlavních zdrojů cash flow. Zároveň se budeme snažit poskytnout nejen historický přehled za minulé období, ale i co nejlépe odhadnout budoucí vývoj, tak aby management mohl včas reagovat na blížící se problémy.

Typicky budeme sledovat:

  • Pohyby na bankovních účtech
  • Úvěry, půjčky, leasing
  • Přijaté faktury
  • Vystavené faktury
  • Povinné platby: daně (DPH) a pojištění (sociální a zdravotní)

Z hlediska systémů budou zdrojem dat:

  • Účetní SW
  • Bankovní API
  • Objednávkový SW
  • Manuální vstupy

Z těchto dat se budeme snažit odhadnout budoucí pohyby a stavy účtů, případně další důležité ukazatel:

  • Provozní cash flow
  • Platby daní a další povinné platby
  • Cash flow související s finanční činností

Výsledný přehled v podobě grafů zobrazujících časový průběh hodnot, které jsou v levé části grafu historické a v pravé části odhadované, pak sice není zcela exaktní a neodpovídá vyhlášce č. 500/2002 Sb, ale umožňuje managementu rychle identifikovat potenciální problémy a zároveň pomocí manuálních vstupů modelovat různé scénáře a analyzovat výsledky možných opatření:

  • Plánování investic
  • Odložení plateb dodavatelům
  • Urychlení plateb od zákazníků
  • Zálohové platby
  • Prodej pohledávek
  • Získání a splácení úvěrů

Možná si řeknete, že to zní zajímavě, ale prakticky je to neproveditelné. Třeba máte zkušenosti s tím, že se o něco takového snaží finanční analytik, případně celé analytické oddělení, které s pomocí Excelu, SQL a velkého úsilí podobnou analýzu měsíc co měsíc připravuje, ale stojí je to týden práce a výsledek není úplně spolehlivý, závisí totiž na lidském faktoru. Stačí, aby někdo onemocněl, nebo analytik udělal drobnou chybu ve vzorci v Excelu a výsledná analýza je zavádějící, nebo není vůbec k dispozici.

Náš recept je automatizace. Celý proces od získání dat až po zobrazení analýzy s různými scénáři rozdělíme na několik kroků:

  1. Čtení dat
  2. Kontrola kvality dat
  3. Aktualizace historických dat
  4. Kalkulace odhadu budoucího vývoje
  5. Zobrazení základního scénáře
  6. Interaktivní úprava parametrů a kalkulace alternativních scénářů

Každý z nich je dobře definovaný tj. jednotlivé dílčí úkony jsou univerzální, konkrétní pravidla, parametry, formáty dat, klíčové ukazatele a podobně je potřeba upravit na míru vašemu účetnímu software, vašemu business modelu, nastavenému způsobu dělby práce mezi finančním analytikem a manažerem zodpovědným za finanční rozhodnutí.

Celé řešení stavíme na běžně dostupném SW, jehož ovládnutí nevyžaduje nic složitějšího než pokročilou znalost Excelu a systematické analytické uvažování. Řešení tak můžeme poskytnout jako zcela otevřené, tak aby proškolený analytik dokázal celé řešení upravovat a rozvíjet. Zároveň, ale můžeme nabídnout totéž řešení v podobě sady spustitelných aplikací, které vykonají jednotlivé kroky procesu, přes GUI si vyžádají případné uživatelské vstupy a výstup se pak zobrazí ve vašem počítači, nebo mobilním zařízení.

Napadají vás otázky? Chtěli byste to vidět naživo? Přihlaste se na náš webinář. Těšíme se na vás.